Savulaik, kad vēstules tika rakstītas ar roku, cilvēki ievēroja visnotaļ stingru etiķeti, taču arī tagad, elektroniskās saziņas ērā, zināmu normu ievērošana nav mazāk svarīga. Nenovērtē etiķeti par zemu, it sevišķi, ja sūti motivācijas vēstuli potenciālajam darba devējam vai e-pastu sadarbības partnerim!
Pārdomās par to, kas būtu jāņem vērāikvienam e-pasta lietotājam,dalās interneta personāla atlases uzņēmuma “CV-Online Latvia” biznesa attīstības vadītājs Aivis Brodiņš un multifunkcionālā portāla “Inbox.lv” pārdošanas vadītājs Andis Kulinskis.
1. Pārdomāti izvēlies savu e-pasta vārdu
Ja, piemēram, atsaucoties uz darba sludinājumu, sūtīsi dzīves gājuma aprakstu un pieteikuma vēstuli no e-pastasauljuks@…lv vaikriksis@…lv, tas būs slikts tonis un radīs par tevi nenopietnu iespaidu. Šajā ziņā visvairāk grēko jaunieši. Ja patiešām vēlies atrast darbu vai atstāt labu iespaidu uz klientu vai sadarbības partneri, izveido e-pastu, izmantojot savu vārdu, uzvārdu, @ un attiecīgo domēnvārdu.
2.Izveido vairākas e-pasta adreses
Izveido sev vismaz divas e-pasta adreses, vienu darbam un otru – privātajām vajadzībām. Ja saraksties ar draugiem, ģimenes locekļiem, paziņām vai meklē jaunu darbu, noteikti sūti e-pastu no sava privātā e-pasta, nevis savas esošās darba vietas e-pasta. Saskaņā ar vispārpieņemtu etiķeti tavs darba vietas e-pasts izmantojams tikai darba vajadzībām. Ja vēlies izsūtīt ķēdes vai joku vēstules, šim nolūkam izmanto savu privāto e-pastu.
3.Norādi sarakstes tematu
Sākot saraksti, vienmēr norādi sarakstes tematu (Subject) – tam jābūt skaidram un saprotamam. Piemēram, ja runa ir par šonedēļ veicamajiem darba uzdevumiem, vietā, kur jānorāda e-pasta temats, tā arī ieraksti – “darba uzdevumi šonedēļ”. Tā saņēmējam būs vieglāk izvērtēt e-pasta svarīgumu un nepieciešamības gadījumā tavs e-pasts būs vieglāk atrodams starp citām vēstulēm. E-pastu sāc ar pieklājīgu uzrunas formu, piemēram, “Labdien, Bērziņa kungs! Kā vienojāmies telefonsarunā, nosūtu Jums sava dzīves gājuma aprakstu”.
4.Sāc ar svarīgāko un lieto labu valodu
Viens no zelta likumiem e-pastu rakstīšanā ir sākt ar svarīgāko, rakstīt kodolīgi un izvairīties no liekvārdības, jo tehnisku iemeslu dēļ dažkārt mēdz pazust e-pasta beigas. Atceries – ekrānā lasīt ir grūtāk un nogurst acis, tādēļ cilvēkiem nav pacietības lasīt garus “palagus”. Turklāt daudzus var pamatīgi nokaitināt pareizrakstības kļūdas vai grūta teksta uztveramība. Ja bažījies, ka tekstā vari nepamanīt kļūdas, palūdz draugam vai kolēģim to pārlasīt. Tas prasīs tikai mazliet vairāk laika, toties būsi atstājis labu iespaidu uz saņēmēju, kas ir sevišķi svarīgi biznesa darījumos.
5. Pievērs uzmanību formatējumam
Būtiska etiķetes sastāvdaļa ir arī formatējums. Piemēram, nevajadzētu pārspīlēt ar atsevišķu vārdu vai rindkopu izcelšanu. Ja vēlies kaut ko akcentēt, izmanto tikai vienu krāsu, bet nepieciešamības gadījumā ieboldē. Izvairies rakstīt visu tekstu ar lielajiem burtiem (CAPS LOCK) un neliec nepamatoti daudz izsaukuma vai jautājuma zīmju, jo šādi lasītājam rodas neomulīga sajūta it kā rakstītājs kliegtu. Vispiemērotāk no uztveramības viedokļa būs, ja e‑pasta tekstā izmantosi “Times-New Roman” vai “Arial” 12 lieluma fontu.
6.E-pasta nobeigumā atceries parakstīties
E-pastu nobeigumā izmanto pieklājības frāzes, kas liecina, ka saruna ir beigusies – piemēram, “Paldies par sadarbību. Lai jums jauka diena!” Atceries paust cieņu un parakstīties pat tad, ja e-pasta sākumā esi ar sevi jau iepazīstinājis. Ja tas tev šķiet apgrūtinoši vai tu ikdienā strādā ar lielu e-pastu skaitu, e-pasta uzstādījumos ieliec automātisko parakstu, kurā minēts tavs vārds, uzvārds, amats, tālruņa numurs un e-pasts – tas tiks nosūtīts katrā tevis izsūtītajā elektroniskajā vēstulē.
7.Lieto e-pastu, kad tas ir nepieciešams
Dažkārt e-pasts nav ātrākais un ērtākais saziņas veids. Ja zini, ka tavam kolēģim nav iespējas pārbaudīt e-pastu, labāk uzraksti īsziņu vai vienkārši piezvani. Bet, ja vēlies kaut ko pavēstīt kolēģim, kurš strādā tev blakus vai pāris kabinetus tālāk, padomā – iespējams, efektīvāk sazināties būs, ja tu vienkārši aiziesi līdz viņa galdam un izklāstīsi savu sakāmo. Atceries – dažkārt problēmu risināšana ar e-pasta starpniecību var aizņemt krietni vairāk laika nekā telefoniski vai tiešajā saskarsmē.
